業務効率化　“資料作成代行サービス”とは？

資料作成は営業資料やホワイトペーパーなど様々な場面で必要になることがあります。コンサルタントではクライアントに業務改善や効率化を伝える手段のほとんどはパワーポイントを使った資料になります。しかし、本来は考えることに重きを置きたい。そういった悩みのあなたには手段の１つとして資料代行サービスの利用をおすすめします。今回は資料作成代行サービスの特徴やおすすめのサービスについて紹介します。資料作成代行サービスの導入を検討している人は参考にしてください。

資料作成代行サービスとは

資料作成代行サービスとは、ビズネスシーンで使用される書類や資料を、依頼内容に応じて作成、納品してくれるサービスです。パワーポイントのプロフェッショナルが代行してくれ、納品後も社内で簡単に編集することができるのが特徴です。社内での打合せ資料やプレゼンテーション資料、クライアントとの商談資料など様々な書類や資料作成を代行して、サービスによってはデータ入力や分析も対応可能です。

資料作成を効率化する必要性

作成時間の削減

筆者もコンサルタントとして日々パワーポイントによる資料作成をしています。実感として業務の多くの時間を資料作成に費やしています。ある企業リサーチにおいての資料作成の工程を例に紹介します。
・リサーチ・情報収集：15時間
・情報の整理を行い、論点をまとめる：２時間
・資料のおおまかな流れを決める：１時間
・スライドを作成：20時間
＝合計37時間
かなり大まかにまとめましたが、いかがでしょうか。スライド作成にかなりの時間を要していますよね。営業活動などのコア業務を行いながら、この業務を行う場合、当然１日では終わりません。スムーズに作業が進めばいいですが、コツやポイントを理解しないまま作業を進めると、途中で間違いや矛盾に気づき、やり直しを繰り返すこともあるでしょう（筆者がまさにそうでした）。一方で、資料作成のスピードが上がれば、時間や人件費の削減になるため、企業にとっては生産性向上につながるというメリットが得られます。

資料がわかりやすくなる

プレゼン資料や提案書などの社外向け資料は、顧客獲得や売上に直結します。当たり前ですが、高いクオリティが求められ、時間がないからといって手を抜いていいものではありません。こうした種類の資料は構想80％・作成20％と言われ、考える作業こそがメインです。論点を整理できないまま作業を進めると、まとまりがなく、結局何が言いたいのかわからない資料になります。結果、プレゼン発表の場で余計な質問が増えてしまい、意思決定がスムーズに進まないという経験ありませんか？だからこそ、どの作り手でも資料の体裁が整った統一感のある資料は重要であり、相手にこちら側のメッセージがしっかりと伝わるのです。

資料作成代行サービスのメリット

効率よく分かりやすい資料を作るには「誰に読んでもらう資料なのか」「どういった場面で使われるの」「資料を通じて伝えるべきことは何か」をしっかりと押さえることが重要です。
このポイントを押さえれば、資料作成の目的がはっきりし、論点を押さえることができるため、必要な数値や伝えるべきメッセージ、ストーリーラインが明確になるのです。そして作成中に何度も上司からレビューをもらうことで認識の相違を防ぎ、作業のやり直しという無駄な時間を過ごす心配も減ります。とはいえ、頭では理解していても身につくまでには時間がかかりますし、繁忙期などには社内リソースも減ってしまうこともあるでしょう。そういった時は、資料作成代行サービスの利用がおすすめです。利用のメリットを見てみましょう。

コア業務への集中

資料作成時間にかけていた時間を本来のコア業務の時間に費やすことができます。作成だけでなく、リサーチや情報収集の段階から依頼可能なサービスもありますので、必要に応じて利用するといいでしょう。新たな事業やサービス、新規顧客獲得といったコア業務に時間を使うことができれば、結果的に企業の利益につながります。また、資料作成のための時間が減ることから、社員は残業が減るかもしれません。プライベートの時間の確保は仕事へのモチベーション向上や維持につながり、採用活動におけるアピールにもなります。

クオリティの担保

経験豊富なプロが行うことで、使用場面に適した資料を作成してくれます。構成や配色、デザインにいたるまで高いクオリティの資料は、それだけで相手に関心を抱かせます。プロが作成した資料を社内で共有することで、自社の社員が資料作成のノウハウを学び、スキルアップにつながるかもしれません。

人件費の削減

資料作成を任せられる人がいない・足りない場合、どうしますか。新しく社員を雇うこともあるかもしれません。つまり人件費がかかることになり、繁忙期が過ぎると依頼する仕事がないということになり、余計なコストにもつながります。資料作成代行サービスは必要な時に依頼が可能なので、新しく社員を雇うよりもコストを抑えることもできます。

おすすめ資料作成代行サービス

クラリテ

エクセル、ワード、パワーポイント、プレゼン資料、企画書、報告書と幅広い依頼が可能です。プレゼン資料では全体のストーリーラインを重視することを得意としており、見やすく分りやすい資料を提供してくれます。創業メンバーが外資系戦略コンサルティングファーム出身で、調査分析サービスも行っています。資料作成する上で、複雑なデータ収集、統計情報から仮説を導き出したいという要望もサポートしてくれます。

HELP　YOU

専属ディレクターが詳細なヒアリングを行い、チーム体制でサポートします。例えば、クライアントへの提案書作成を依頼する場合、クライアントとの商談にオンラインで同席することも可能なため、内容の把握や課題をスムーズかつ迅速に把握できます。これまで自社で資料作成していた場合、骨子に2時間・提案書に4時間もかかっていたのが、HELP YOUに依頼すれば内容確認の45分だけで済むようになります。空いた時間は他の重要な業務に充てるなど、本業に集中できる体制構築に役立つでしょう。

バーチャルプランナー

資料作成代行サービスの最大手です。支援企業は700社超、累計作成部数は1500に達しています。営業資料やプレゼン資料から事業計画書、マニュアル作成まで幅広く対応しています。

プレゼン製作所

デザインとビジネスの両方面に強みを持った日本のプレゼンテーション業界をリードするメンバーが多数所属しており、PowerPointだけでなく、次世代プレゼンテーションツールであるPreziを使用したプレゼン資料作成にも対応しています。さらに、Keynoteや動画などの他のツールにも対応しており、多数の製作実績を誇っています。

最後に

業務の本来の価値は「考える」ことだと思います。結果、新たなサービスや新規開拓が生まれていくのではないのでしょうか。そこは自身でしっかりとやりながら、「伝える」という手段についてはプロである資料代行サービスを利用する。このような考え方もあっていいと思います。特にフリーランスは１人でなんでもこなさないといけません。協力体制をいかに作るかも重要ですので、１つの手段として参考にしてください。