ファシリテーションで会議を有意義に！

会議は会社の戦略や方向性、新規事業について決定する極めて重要な場です。
しかしその内容が意味のあるものか、時間をかけすぎていないか、極端に言えば実施しない方がいいのではないかと考える人もいるかもしれません。そこで重要なのは会議の効率化です。成果の出る会議を効果的に行うことで、貴重な時間を提供するメンバーの成長にもつながります。
今回は会議を仕切る人たちが知っておきたい、会議の質を高めるファシリテーションについてポイントを解説します。

ファシリテーションとは？

ファシリテーションには大きく２つの意味があります。この２つのうち、特に会議の中でファシリテーションの役割をする人をファシリテーターと呼びます。
・集団での活動を円滑に進行し、成果が出やすい環境を作る。
・会議の活性化や意見をまとめて全体のかじ取りを行い、成果につながる会議の手法。

ファシリテーターの目的

会議におけるファシリテーターの目的は、メンバー同士の合意形成を促進することです。合意形成とは参加メンバーが会議の目的と理由をしっかり理解しながら、目標としてのあるべき姿を描き、当事者として意見を出して、合意を図ることです。ファシリテーターの目的は、会議の中でメンバーのスキルと経験を引き出し、それぞれが主体的に問題解決にあたる状態に持っていくことです。

ファシリテーションの役割

会議におけるファシリテーターの目的は以下の３つです。
・メンバーの意見を引き出す
・各メンバーの意見を整理する
・意見から会議の内容をまとめる
役割を遂行し、会議内容が課題からずれないように進行し、本来の会議の目的達成につなげることが重要です。ファシリテーターは中立的な立場で意見をまとめます。

ファシリテーションのメリット

合意の実現

ファシリテーターの目的は、会議の中で中立の立場を取り、課題のゴールに向けて参加メンバーの意見や考えを引き出し、全員が納得できる結論に導くことです。ファシリテーターが機能している会議では参加者が納得した合意形成を実現することができます。

生産性の向上と社員の負担軽減

会議の質が向上すれば、会議のための会議や無駄な作業が少なくなり、結果としてプロジェクト全体の生産性向上と社員の負担軽減につながります。

革新的なアイデアの創出

参加者全員がそれぞれの意見や考えを出すことで、革新的なアイデアが生まれやすくなります。出てきた意見を否定するような雰囲気や上司の顔色を窺っているような会議ではそういったアイデアは生まれません。常識に囚われない自由な意見が出てこそ、プロジェクトの成功につながるのです。

メンバーのやる気が出る

自分の意見を発することで、参加メンバーは会議や組織に愛情を抱き、高いモチベーションを持つようになります。特に若手は自分の意見を自発的に発表することは簡単ではありません。しかしファシリテーターが作った話しやすい環境で気軽に意見を発することができれば、それは会社にとっても新たなアイデアの創出にもつながるでしょう。自分の意見が採用されたら、若手はどうなるでしょうか。モチベーションが上がり、職場の雰囲気も格段によくなるはずです。

ファシリテーションのポイント

事前に会議の目的とゴールを共有する

事前に会議の目的とゴールを参加メンバーに共有することが大切です。筆者もコンサルタントとして会議に参加すると、ファシリテーターが冒頭に「今日の議題は○○です。この方向性を決めます」とはっきりと宣言します。会議の生産性を上げるためには参加メンバー全員が同じ目的をもって同じゴールに向けて取り組むことが重要なのです。

会議の役割を決める

会議において重要な役割は以下の４つです。
・ファシリテーター：意見を引き出し、会議をスムーズに進行する役割
・議長：会議全体のまとめと決定権を持つ役割
・タイムキーパー：会議が予定通り進行しているか時間管理する役割
・書記：出てきた意見を記録に残し、議事録をまとめる役割

進行のルールを決める

ルールとは具体的にいうと、参加者全員が必ず1回は発言することや発表時間を20分と決めるなどです。ほかには反対意見には改善意見も添えるという方法もあります。

参加者の意見を引き出す

ファシリテーターによる参加者から意見を引き出す取り組みは重要です。ポイントは発言をしやすい雰囲気を作り、発言者の偏りを避け、多様な意見を受け入れることです。

議論の本筋とずれていないかを確認

会議の中で、議題と全く関係のない話をしている時ってありませんか。話の脱線や論点のずれを修正し、議論の軌道修正を図ることは大切です。議論の本筋がずれた場合は、目的を参加者と再確認することもおすすめです。

タイムキーピング

会議の時間管理は大切です。
筆者も上司から「アジェンダをまず作成して」と言われます。議論内容ごとの時間割を設定し、会議の進捗状況と時間を管理しながら会議を進めましょう。

会議の結果は行動に

よく会議を行ったことに満足してしまう人がいます。会議のあとは当然行動が生じる。それを習慣づけしてください。意見をまとめたあと、具体的な次の行動まで到達することが必要です。

最後に

オンライン会議が一般的になってきた今、会議が増えてきている印象があります。しかし時間は有限です。参加メンバーが共通の目的意識をもって、課題解決にむけた意見を出し、方向性を決め、次の行動に移せるかどうか。会議の質にかかっています。今一度、普段の会議について見直して、改善できる部分は改善してみてはいかがでしょうか。