フリーランス必見！領収書の書き方・発行方法・管理・保存まで【保存版】

<>

フリーランスとして活動する上で、避けて通れないのが「領収書」の発行と管理です。領収書は確定申告や経理処理の際に必要不可欠な書類ですが、適切な発行方法や保存方法を知らないと、税務トラブルの原因にもなりかねません。
本記事では、領収書の書き方から、発行する義務の有無・発行、受領時の注意点、領収書の管理・保存方法まで、記載例付きで具体的に解説します。

⇒フリーランスの無料相談はこちら

〈1.領収書とは〉

領収書とは、商品やサービスの代金を受け取った際に、その証明として発行する書類です。法人や個人事業主が経費を証明するために必要な重要書類であり、発行者・受領者ともに適切に扱う必要があります。フリーランスの仕事では、クライアントから報酬を受け取ったり、仕事に必要な経費を支払ったりすることが頻繁にあります。これら取引の記録は、確定申告の際に必要となります。

〈2.フリーランスにとって領収書とは？〉

フリーランスにとって、領収書は事業活動の記録であり、確定申告の際に必要不可欠な証拠書類です。

【フリーランスの領収書が重要な理由】

1. 経費の証明
・業務で発生した費用（交通費、通信費、備品費など）を証明し、所得から控除することができます。
・これにより、納める税金を減らすことが可能です。

2. 収入の証明
・報酬を受け取ったことを証明する書類となります。
・特に、確定申告の際に、収入額を正確に把握するために重要です。

3. 取引の記録
・いつ、誰と、どのような取引を行ったのかを記録することで、会計処理を正確に行うことができます。

【フリーランスが発行・受領する領収書について】

1. 発行するケース: クライアントから報酬を受け取った際に、領収書を発行することが求められることがあります。
2. 受領するケース: 業務で発生した費用（交通費、備品費など）を支払う際に、領収書を受け取ります。

⇒フリーランスの無料相談はこちら

〈3. 領収書の書き方〉

領収書には、一般的に以下の項目が記載されます。

記載すべき基本項目

1. 日付：領収書を発行した日を記入します。
2. 宛名：受取人の個人名または会社名を明記します。
3. 金額：支払額を正確に記入し、改ざん防止のため「¥100,000-」のように「-」を付けます。
4. 但し書き：支払いの内容を具体的に記載します。（例：業務委託料、物品購入代金など）
5. 発行者情報：発行者の名前（個人・法人）、住所、電話番号を記入します。
6. 発行者: 領収書を発行する側の名前（個人名または会社名）と、住所、電話番号などの連絡先を記入します。

記載すると良い追加項目

1. 消費税額：内税・外税の区別を明記し、消費税額を別途記載することで、詳細な記録が可能になります。
2. 発行者の印鑑：必須ではありませんが、押印すると信頼性が高まります。
3. 領収書番号：複数の領収書を管理しやすくするため、通し番号を付けるのが一般的です。

手書き領収書の注意点

1. 宛名の適切な記載：「上様」は避け、正式な企業名または個人名を記載します。
2. 但し書きの明確化：具体的な支払い目的を明記し、「お品代として」などの曖昧な表現は避ける方が望ましいです。
3. 収入印紙の貼付：5万円以上の取引では、収入印紙が必要（電子発行の場合は不要）です。
4. 金額の改ざん防止：「¥100,000-」のように「-」を付けて不正を防ぎます。
5. 印鑑の押印：認印やゴム印を押すことで、より正式な書類になります。

領収書の記載例

フリーランスが手書きで領収書を作成する際の記載例を、シーン別にいくつか紹介します。

1．一般的な業務依頼（デザイン・ライティングなど）

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
No. 001
日付：2025年△月△△日
宛名：〇〇株式会社
但し書き：デザイン制作費として
金額：¥50,000-
（内消費税 ¥4,545-）
発行者：フリーランス 太郎
住所：東京都〇〇区〇〇町1-2-3
電話番号：090-XXXX-XXXX
※印鑑を押す（認印でも可）
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

2．コンサルティング・講座受講料

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
領収書
No. 002
日付：2025年△月△△日
宛名：〇〇株式会社
但し書き：マーケティングコンサルティング費用として
金額：¥100,000-
（内消費税 ¥9,091-）
発行者：フリーランス 田中
住所：北海道札幌市〇〇区〇〇町1-2-3
電話番号：090-XXXX-XXXX
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

⇒フリーランスの無料相談はこちら

〈4. 領収書発行・受領時の注意点〉

フリーランスとして領収書を発行・受領する際には、税務処理や取引の信頼性を確保するために、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。

1. 領収書を発行する際の注意点

1. 宛名の記載
領収書の宛名は、原則として取引相手の正式な名称を記載する必要があります。「上様」や空欄のままにすると、税務署からの指摘を受ける可能性があるため注意が必要です。特に法人向けに発行する場合は、法人名を正確に記載することが重要です。

2. 但し書きの明記
但し書きには「コンサルティング費用として」「デザイン制作費として」など、具体的な取引内容を記載します。単に「お品代」などと記すのは避けた方が良いです。

3. 金額の表記方法
金額は「\u00a5100,000-」のように「-」を付けて改ざんを防ぎます。また、税込価格の場合は「（内消費税 \u00a5○○○）」と明記すると親切です。

4. 収入印紙の貼付義務
領収書の金額が5万円以上の場合、原則として収入印紙の貼付が必要です。ただし、電子領収書の場合は不要です。印紙税の対象となるかどうかを事前に確認すると良いです。

5. 発行者情報の記載
領収書には、発行者の 氏名（または屋号）、住所、電話番号 などを記載する必要があります。個人事業主の場合は、屋号がある場合は明記し、なければ自身の氏名を記載します。

6. 印鑑の押印
手書きで領収書を作成する場合は、認印やゴム印を押すことで信頼性が増します。ただし、法律上の義務はありません。

2. 領収書を受領する際の注意点

1. 必要な情報が記載されているか確認
受領した領収書に以下の情報が記載されているか必ず確認します。
・ 発行日
・ 宛名（法人名または個人名）
・ 但し書き（具体的な取引内容）
・ 金額（内税か外税か明記）
・ 発行者情報（氏名、住所、連絡先）

2. 収入印紙の貼付をチェック
5万円以上の領収書を受領した場合、収入印紙が貼付されているかを確認します。印紙が必要な取引にもかかわらず貼付されていない場合、受領者側にもペナルティが課される可能性があります。

3. 領収書の保管義務
税務処理のために、フリーランスの場合は 7年間 の保管義務があります。電子データとして保管する場合は、改ざん防止措置を取る必要があるため、国税庁のガイドラインに従ってください。

4. 経費精算時のルールを把握
会社員の場合、経費として申請する際に 領収書が必須 となる場合があります。特にクレジットカード利用の場合、カード明細だけでは経費処理が認められないこともあるため、領収書を必ず受領してください。

4. 電子領収書の活用
近年では、電子領収書を発行するケースが増えています。電子データとしての領収書は 印紙税が不要 というメリットがありますが、税務署の要件を満たす形で発行・保存する必要があります。
• PDFやクラウドサービスでの保管が可能
• 改ざん防止措置（タイムスタンプなど）が必要
• 取引相手が紙の領収書を求める場合は対応が必要

⇒フリーランスの無料相談はこちら

〈5. 領収書の管理・保存方法〉

領収書の管理・保存方法 領収書を適切に管理・保存することで、記録の正確性を確保し、税務調査にも対応しやすくなります。以下、その具体的な方法を解説します。

1．領収書の管理方法

■ 紛失を防ぐ
領収書はすぐにファイルや専用ケースに保存する。電子データはクラウドストレージや会計ソフトへアップロードする。

■ 整理のポイント
o 分類整理：用途（交通費・備品費など）、日付順、支払方法別に管理する。
o デジタル化：スキャナーやスマホアプリでPDF化し、クラウド保存する。
o 会計ソフトと連携：freee、弥生会計、マネーフォワードなどを活用する。

2．領収書の保存方法

■ 保存期間（法令で定められた期間）
o 法人税法・所得税法：7年間（青色申告の場合）
o 消費税法：7年間

■ 紙の領収書の保存
o A4用紙に貼り付け、ファイルやバインダーで保管する。
o 感熱紙はコピーを取る。

■ 電子保存（電子帳簿保存法）
o PDFやJPEGで保存し、会計ソフトへアップロードする。
o スキャナー保存要件（200dpi以上、カラー、タイムスタンプ付与）を満たす。

3．領収書管理に役立つツール

• クラウド会計ソフト：freee、弥生会計、マネーフォワード
• スキャナー・アプリ：ScanSnap（高性能スキャナー）、CamScanner（スマホ対応）、Evernote（メモ・タグ管理）
• クレジットカード・電子マネー活用：明細と併用し、領収書管理の負担を軽減する。

4．領収書管理の注意点

• 改ざん・虚偽記載の禁止：誤記があれば発行元に再発行を依頼する。
• 個人使用と業務使用の分離：プライベート支出と業務経費を明確に区別する。
• 税務調査対策：電子データと紙の両方を適切に管理し、書類不備・紛失を防ぐ。

⇒フリーランスの無料相談はこちら

〈6. 確定申告における領収書の活用〉

確定申告では、経費として計上するために領収書の保存・管理が求められます。

1. 確定申告時に必要な領収書の具体例

フリーランスが確定申告時に必要となる領収書には以下のようなものがあります。
■ 業務関連の経費：
o 交通費（電車・バス・タクシーの領収書）
o 事務用品（PC・プリンター・文房具など）
o 通信費（インターネット・スマホ料金）
o 接待交際費（飲食費、打ち合わせ費用）
o 事務所家賃（ホームオフィスなら一部を経費計上可能）

2. 領収書の提出方法

■ 原則として税務署へ領収書を提出する必要はありません。（税務調査時に提示を求められる可能性あり）
■ 電子申告（e-Tax）ではPDFデータで管理・提出が可能です。

3. 領収書がない場合の対処法

■ クレジットカードの利用明細を活用
o 明細や取引履歴を補助資料として使用する。

■ 出金伝票を作成
o 取引先のサインをもらうと証拠能力が高まります。

4. 税務調査対策

税務署は確定申告後、ランダムまたは疑義がある場合に税務調査を実施。適切な領収書管理がされていないと経費が認められず、追加の税負担が発生する可能性があります。

■ 税務調査で指摘されやすいポイント
o プライベート支出を経費計上していないか
o 領収書の日付・金額・宛名が適切か
o 取引の実態があるか（架空の経費ではないか）

■ 適切な管理のための対策
o 領収書＋補助資料（明細や契約書）をセットで保存する。
o 現金支払いよりクレジットカードや振込を活用し、記録を残す。
o 税理士に相談し、正しい処理を行う。

⇒フリーランスの無料相談はこちら

〈7．よくある質問〉

1. 個人の買い物と仕事の経費が混ざった場合、どう記載すればいいですか？

個人の買い物と仕事の経費が混ざった場合は、仕事に関する部分のみを明確に記載することが重要です。レジ会計の際、もし分けられない場合は、領収書の但し書きに「〇〇業務用分として」と記載し、仕事の経費部分のみをマーカーで強調しておく。また、会計帳簿上で「個人分」と「仕事分」を明確に分け、仕事の経費部分だけを計上するようにしてください。

2. 収入印紙を貼る位置に決まりはありますか？

収入印紙の貼付位置には法律上の明確な規定はありませんが、一般的なルールとして以下が推奨されます。
• 領収書の金額欄の近く、または右上部分に貼るのが一般的です。
• 収入印紙を貼った後、発行者の印鑑をまたぐように押すことで、未使用防止の証拠になります。

3. 領収書に手書きで訂正をしても大丈夫ですか？

手書きで訂正することは可能です。間違えた箇所に二重線を引き、訂正した文字を記入する。訂正した部分の近くに発行者の押印をすれば問題ありません。

4. クライアントから「領収書の書き直し」を要求されたら応じるべき？

ケースによって異なりますが、不適切な要求には慎重に対応するべきです。
〇対応すべき場合
• 宛名の間違い（例：「株式会社A」→「A株式会社」など）
• 金額の誤記（※すでに税務処理されていない場合のみ対応可能）

×対応すべきでない場合
• 但し書きを「お品代」など曖昧なものに変更してほしいと言われた場合（不正リスクあり）
• 既に税務申告に使用された領収書の修正

〈8. まとめ〉

フリーランスにとって、領収書は単なる証明書ではなく、経費管理や確定申告の重要な資料です。正しい書き方や管理方法を理解し、適切に対応することで、スムーズな事業運営が可能になります。弊社サービス「Yoake」では、領収書に関するご相談も受け付けております。フリーランスとしての働き方でお困りのことがあれば、領収書に関することはもちろん、その他お気軽にご相談ください。

⇒フリーランスの無料相談はこちら